Satu alur untuk janji temu, telepon masuk, dan antrean rawat jalan.
Hospital menyambungkan front desk ke sistem telepon: janji temu datang dari WhatsApp, webchat, atau panggilan, IVR menjawab yang bisa dijawab, antrean tetap jujur di semua loket, dan jalur darurat tidak pernah mengantre di belakang pendaftaran.
- 1Nomor layanan untuk semua poliklinik, atau satu nomor per layanan bila RS memilih
- 4Kanal yang bisa membuat janji temu: telepon, WhatsApp, webchat, walk-in
- 24/7IVR tetap menjawab dan mencatat permintaan di luar jam operasional
- 100%Panggilan masuk direkam, call detail record tersimpan per extension
Janji temu yang lahir dari percakapan, bukan dari nomor yang ditelepon ulang.
Setiap janji membawa jenis (baru, kontrol, reschedule), sumber (panggilan, WhatsApp, webchat, walk-in), dan status yang dibaca loket maupun poliklinik dari satu catatan yang sama. Reminder dikirim sebelum kunjungan lewat connector WhatsApp, dan alasan pembatalan dicatat, bukan hilang di loket.
- Booking per dokter dan per sesi, kuota sesi dihormati sejak awal
- Jenis dan sumber janji jadi data referensi, sehingga laporan tetap rapi
- Reminder terjadwal sebelum kunjungan, status pengiriman terlihat
- Pembatalan dan reschedule tercatat bersama alasannya dan siapa yang mengubah
| Jam | Pasien | Poli | Status |
|---|---|---|---|
| 08:30 | Rani A. | Penyakit Dalam | Confirmed |
| 09:00 | Budi S. | Jantung | Reminder H-1 |
| 09:15 | Citra W. | Anak | Reschedule |
| 09:40 | Dewi L. | Penyakit Dalam | Checked in |
IVR menjawab lebih dulu, ACD membagi ke poliklinik yang tepat.
Inbound route mengantar panggilan ke flow IVR. Flow disusun dari node dengan cabang DTMF, diterbitkan saat siap, dan dipisahkan antara draft dan live. Penelpon yang perlu bicara dengan petugas masuk ke antrean dengan strategi dan syarat skill sendiri, sehingga jalur pendaftaran berbahasa Indonesia tidak menyerap panggilan laboratorium.
- Flow IVR: node awal, cabang DTMF, fallback voicemail, status draft dan published
- Strategi antrean dengan routing berbasis skill antar agent group dan extension
- Transfer hangat antar poliklinik tanpa penelpon mengulang identitasnya
- Whisper dan listen session untuk supervisor, plus alasan pause agent
Jalur darurat tidak pernah mengantre di belakang pendaftaran.
Trafik darurat mendapat inbound route sendiri, ring group sendiri, dan prioritas di atas antrean umum. Penelpon yang menekan digit darurat langsung tersambung ke tim jaga sementara supervisor melihatnya di wallboard; rekaman dan call detail record tetap menempel pada kejadian itu untuk ditinjau setelahnya. Keputusan triase klinis tetap milik tim RS – platform memastikan panggilannya sampai.
- Inbound route dan nomor terpisah untuk darurat, ambulans, dan dokter jaga
- Ring group dengan strategi dan prioritas sendiri, terpisah dari antrean pendaftaran
- Rekaman, cause code, dan call detail record tersimpan untuk setiap panggilan darurat
- Notifikasi webhook ke kanal jaga begitu panggilan diangkat
Check-in di loket, satu nomor per poliklinik, satu layar yang jujur.
Pasien check-in terhadap janji temunya atau mendaftar walk-in. Nomor antrean diterbitkan per poliklinik, display board hanya menampilkan nomor dan ruang, dan panggilan ulang adalah tindakan eksplisit, bukan mengulang dari awal. Waktu tunggu per poliklinik masuk ke statistik harian yang dibaca kepala klinik.
- Check-in terhadap janji yang sudah ada, atau pendaftaran walk-in
- Penomoran tiket per poliklinik dengan penanganan panggilan ulang
- Display board tanpa data klinis – hanya nomor, klinik, dan ruang
- Statistik harian per poliklinik dan per dokter, bisa diekspor untuk rapat pagi
Cakupan modul hospital sebenarnya
Sembilan permukaan, satu catatan pasien. Semuanya ada dalam deployment yang sama dengan modul lain.
Buku janji temu
Jenis, sumber, status, dan reminder per dokter dan sesi.
Jadwal dokter
Jadwal berulang, cuti, pengganti, dan kapasitas sesi.
Registry pasien
Data identitas dengan deteksi duplikat dan penautan pasien.
Check-in & antrean
Tiket per poliklinik, panggil ulang, display board, waktu tunggu.
Pembangun IVR
Flow DTMF dengan fallback voicemail, draft dan published per tenant.
Routing ACD
Strategi antrean, skill, agent group, extension, alasan pause.
Jalur darurat
Inbound route khusus dan ring group prioritas untuk ambulans dan dokter jaga.
Catatan panggilan
Rekaman, cause code, CDR harian dan per jam, log ekspor.
CSAT pasca kunjungan
Survey setelah panggilan atau kunjungan, hasil per poliklinik.
Cara sebuah RS go-live
Satu poliklinik lebih dulu. Proses lama tetap berjalan di sampingnya sampai antrean dan telepon sepakat.
Poliklinik, jadwal dokter, jenis janji, dan siapa pemilik tiap loket.
Nomor layanan, sender WhatsApp, widget webchat, SIP trunk bila sudah ada.
Pohon menu, strategi antrean, jalur darurat, fallback voicemail.
Satu poliklinik dua minggu: antrean kertas di samping layar, log telepon di samping CDR.
Pelatihan petugas, lalu tinjauan mingguan waktu tunggu, no-show, dan panggilan terbengkalai.
Pertanyaan yang biasanya muncul lebih dulu
Apakah sistem informasi rumah sakit kami harus diganti?
Tidak. Identitas pasien bisa dicocokkan ke sistem yang ada, bukan diduplikasi, dan event bisa dikirim ke sana lewat data manager dan webhook. Modul ini adalah lapisan front desk dan komunikasi, bukan rekam medis klinis.
Apakah nomor kami harus berganti?
Tidak. Nomor yang ada bisa diarahkan ke inbound route, atau ditambah nomor baru per layanan – darurat, pendaftaran, laboratorium, kasir.
Apakah platform ini yang mengirim ambulans?
Bukan. Platform memastikan panggilan sampai ke tim jaga: route khusus, ring group prioritas, rekaman, dan notifikasi. Dispatch dan triase klinis tetap di tim RS.
Data pasien disimpan di mana?
Pada deployment on-premise, di data center RS. Akses dibatasi per role, rekaman dan ekspor tercatat di log, dan retensi diatur per jenis dokumen.
IVR bisa memakai bahasa apa?
Prompt rekaman dalam bahasa apa pun yang direkam RS, dan suara text-to-speech untuk prompt yang sering berubah.
Di luar jam operasional bagaimana?
IVR tetap menjawab, permintaan janji dicatat sebagai tiket, dan jalur darurat tetap terbuka ke tim jaga.
Berapa lama implementasinya?
Umumnya satu poliklinik paralel dua minggu, lalu poliklinik lain bergelombang. Kendala yang paling sering bukan software, melainkan jadwal dokter.
Perbaiki alur rawat jalan.
Sebutkan jumlah poliklinik, kunjungan harian, dan metode antrian sekarang. Kami usulkan rollout yang tetap memakai proses lama selama transisi.